viernes, 13 de marzo de 2009

Sincronización de contactos y calendarios

El tema de la sincronización es tan compleja como lo de la torre de Babel...

Yo he tardado años en encontrar una solución... y no es segura que se mantenga en el futuro porque cada vez que cambias de ordenador, sistema operativo y/o teléfono, te la juegas y puede que quede algo sin sincronizar.

Bueno... te cuento mi situación y luego mi solución. No tiene porqué ser la mejor solución, pero...


Yo tengo 5 ordenadores que manejo al día (dos en dos oficinas distintas, y 3 ordenadores en casa) más un teléfono móvil.


Correo electrónico


No hay problema en leer y mandar el correo desde cualquiera de ellas, gracias al uso del protocolo IMAP. Pero sí lo hay en el tema de los contactos. Poseo 4 buzones de correo básicos (dos de dos empresas y otros dos personales). Uno de los buzones personales es de Gmail.

Bueno, la idea es cómo tener todos los contactos en todas las máquinas. Y que cuando agregues un contacto, puedas tener acceso a él.

Dejemos un momento aparte al teléfono móvil y a Gmail. El problema se reduce bastante: en todas las máquinas uso entonces Mozilla Thunderbird. A este programa se le puede añadir complementos. Uno de ellos es Addressbooks Synchronizer.

Este complemento permite poner la libreta de direcciones en una carpeta IMAP, en el servidor, así que de esa manera, y de un plumazo, tengo resuelto el tema de sincronizar contactos entre todos los ordenadores. Y como a Thunderbird le puedes decir que agregue de forma automática los nuevos destinatarios en la libreta, toda la sincronización es invisible.

El problema que queda aparte es Gmail y el teléfono.

Entre los dos, había resuelto el problema de esta manera: Google tiene un servicio que se llama Google Sync, así que me lo bajé al móvil, y perfecto: los contactos entre los dos se sincronizaron y ya está. Bueno, algunos contactos aparecieron duplicados porque los nombres de los contactos diferían un poco.

Y ahora queda lo más difícil... cómo sincronizar entre Gmail (alias, teléfono), y entre la libreta de direcciones IMAP de Thunderbird.

La solución la encontré esta mañana, en la web de Zindus.com. Allí te puedes bajar un complemento para Thunderbird, que permite sincronizar los contactos entre los dos.

Y ahora viene lo malo... de repente me he encontrado con más de 500 contactos, 300 de ellos duplicados debido a que, es claro: la información que tenía de un contacto en Gmail no coincidía con el que tenía en Thunderbird. Así que ahora, con un poco de calma, hacer limpieza.

Aún queda por hacer unas cuantas pruebas más... para ver qué tal queda.

Eso sí, hay un detalle que no está bien: en Thunderbird, cada contacto tiene un montón de campos, pero Google no: los mete todos en un solo campo.


Calendarios


Yo uso tres tipos de calendarios:
  • El del teléfono, y del que todavía no he encontrado forma de sincronizar, pero hay herramientas
  • Los muy personales (el propio de cada ordenador -uno por máquina-, los cumpleaños y el personal -estos dos, compartidos-)
  • Los menos personales y los públicos, que los tengo en Google Calendar.

La herramienta que uso para ver los calendarios en los ordenadores es, dentro de Thunderbird, con el complemento Lightning.

Este complemento permite tener el servicio de calendario y tareas. Si no lo queremos usar dentro de Thunderbird, Mozilla te lo ofrece como programa separado, que se llama SeaMonkey.

Además de crear calendarios locales, este complemento permite ver los calendarios que tengamos en Google Calendar (¡ojo!, he dicho ver, solo ver). Más complicación es para los calendarios que queramos compartir entre las máquinas.

Para esto, he hecho lo siguiente: en el servidor de Internet he creado un directorio protegido con contraseña y he configurado el acceso web para que se utilice el protocolo WebDAV -necesario para poder bajar y subir ficheros en nuestro directorio personal en el servidor-.

En el trabajo diario, como tengo siempre abierto el Firefox y el Thunderbird, digamos que tengo entonces todos los calendarios disponibles. Y en todas las máquinas (excepto el teléfono) tengo los mismos calendarios.

Bueno, esto es un resumen. Me he comido, por ejemplo, cómo configurar los calendarios remotos, pero no quería hacerlo muy largo :)


Problemas de usar Google Calendar:
  • Es necesario que cada participante tenga un correo de Gmail (me parece que esto último ya no es necesario)
  • Google "leerá" vuestro calendario para sacar estadísticas, lo cual no es de gusto de todos.


Ventajas de usar Thunderbird+Lightning o SeaMonkey con un servicio WebDAV:
  • El formato del calendario es estándar (ICS) con lo que llevarlo al teléfono móvil no debería ser problemático (por ejemplo, iPhone)
  • Nadie verá vuestro calendario, a diferencia del de Google Calendar
  • Como añadido, nos da la visión de Tareas, cosa que no tiene Google Calendar.

Problemas:
  • El número de personas a actualizar y meter nuevos eventos debe ser reducido (no he probado a ver qué pasa si hay muchas personas actualizando datos a la vez). Para un uso normal, no hay problemas, pero no tengo una cifra exacta. Digamos que para una empresa de tipo medio no habría problemas
  • El tiempo de refresco del calendario no es tan instantáneo como el Google Calendar. De hecho, pueden pasar minutos hasta que aparezcan cambios (o hasta que solicitemos un refresco manual).