viernes, 13 de marzo de 2009

Sincronización de contactos y calendarios

El tema de la sincronización es tan compleja como lo de la torre de Babel...

Yo he tardado años en encontrar una solución... y no es segura que se mantenga en el futuro porque cada vez que cambias de ordenador, sistema operativo y/o teléfono, te la juegas y puede que quede algo sin sincronizar.

Bueno... te cuento mi situación y luego mi solución. No tiene porqué ser la mejor solución, pero...


Yo tengo 5 ordenadores que manejo al día (dos en dos oficinas distintas, y 3 ordenadores en casa) más un teléfono móvil.


Correo electrónico


No hay problema en leer y mandar el correo desde cualquiera de ellas, gracias al uso del protocolo IMAP. Pero sí lo hay en el tema de los contactos. Poseo 4 buzones de correo básicos (dos de dos empresas y otros dos personales). Uno de los buzones personales es de Gmail.

Bueno, la idea es cómo tener todos los contactos en todas las máquinas. Y que cuando agregues un contacto, puedas tener acceso a él.

Dejemos un momento aparte al teléfono móvil y a Gmail. El problema se reduce bastante: en todas las máquinas uso entonces Mozilla Thunderbird. A este programa se le puede añadir complementos. Uno de ellos es Addressbooks Synchronizer.

Este complemento permite poner la libreta de direcciones en una carpeta IMAP, en el servidor, así que de esa manera, y de un plumazo, tengo resuelto el tema de sincronizar contactos entre todos los ordenadores. Y como a Thunderbird le puedes decir que agregue de forma automática los nuevos destinatarios en la libreta, toda la sincronización es invisible.

El problema que queda aparte es Gmail y el teléfono.

Entre los dos, había resuelto el problema de esta manera: Google tiene un servicio que se llama Google Sync, así que me lo bajé al móvil, y perfecto: los contactos entre los dos se sincronizaron y ya está. Bueno, algunos contactos aparecieron duplicados porque los nombres de los contactos diferían un poco.

Y ahora queda lo más difícil... cómo sincronizar entre Gmail (alias, teléfono), y entre la libreta de direcciones IMAP de Thunderbird.

La solución la encontré esta mañana, en la web de Zindus.com. Allí te puedes bajar un complemento para Thunderbird, que permite sincronizar los contactos entre los dos.

Y ahora viene lo malo... de repente me he encontrado con más de 500 contactos, 300 de ellos duplicados debido a que, es claro: la información que tenía de un contacto en Gmail no coincidía con el que tenía en Thunderbird. Así que ahora, con un poco de calma, hacer limpieza.

Aún queda por hacer unas cuantas pruebas más... para ver qué tal queda.

Eso sí, hay un detalle que no está bien: en Thunderbird, cada contacto tiene un montón de campos, pero Google no: los mete todos en un solo campo.


Calendarios


Yo uso tres tipos de calendarios:
  • El del teléfono, y del que todavía no he encontrado forma de sincronizar, pero hay herramientas
  • Los muy personales (el propio de cada ordenador -uno por máquina-, los cumpleaños y el personal -estos dos, compartidos-)
  • Los menos personales y los públicos, que los tengo en Google Calendar.

La herramienta que uso para ver los calendarios en los ordenadores es, dentro de Thunderbird, con el complemento Lightning.

Este complemento permite tener el servicio de calendario y tareas. Si no lo queremos usar dentro de Thunderbird, Mozilla te lo ofrece como programa separado, que se llama SeaMonkey.

Además de crear calendarios locales, este complemento permite ver los calendarios que tengamos en Google Calendar (¡ojo!, he dicho ver, solo ver). Más complicación es para los calendarios que queramos compartir entre las máquinas.

Para esto, he hecho lo siguiente: en el servidor de Internet he creado un directorio protegido con contraseña y he configurado el acceso web para que se utilice el protocolo WebDAV -necesario para poder bajar y subir ficheros en nuestro directorio personal en el servidor-.

En el trabajo diario, como tengo siempre abierto el Firefox y el Thunderbird, digamos que tengo entonces todos los calendarios disponibles. Y en todas las máquinas (excepto el teléfono) tengo los mismos calendarios.

Bueno, esto es un resumen. Me he comido, por ejemplo, cómo configurar los calendarios remotos, pero no quería hacerlo muy largo :)


Problemas de usar Google Calendar:
  • Es necesario que cada participante tenga un correo de Gmail (me parece que esto último ya no es necesario)
  • Google "leerá" vuestro calendario para sacar estadísticas, lo cual no es de gusto de todos.


Ventajas de usar Thunderbird+Lightning o SeaMonkey con un servicio WebDAV:
  • El formato del calendario es estándar (ICS) con lo que llevarlo al teléfono móvil no debería ser problemático (por ejemplo, iPhone)
  • Nadie verá vuestro calendario, a diferencia del de Google Calendar
  • Como añadido, nos da la visión de Tareas, cosa que no tiene Google Calendar.

Problemas:
  • El número de personas a actualizar y meter nuevos eventos debe ser reducido (no he probado a ver qué pasa si hay muchas personas actualizando datos a la vez). Para un uso normal, no hay problemas, pero no tengo una cifra exacta. Digamos que para una empresa de tipo medio no habría problemas
  • El tiempo de refresco del calendario no es tan instantáneo como el Google Calendar. De hecho, pueden pasar minutos hasta que aparezcan cambios (o hasta que solicitemos un refresco manual).

3 comentarios:

natxete dijo...

Hola, soy Natxo de los foros de perlenespanol.com (vivo en NL). Un poco tarde, pero aquí queda mi comentario.

Desde hace poco uso zarafa (http://www.zarafa.com) y me he olvidado de estos problemas que describes. Han sacado casi todo el código bajo una licencia libre (agpl, creo) y sólo las funciones avanzadas para el administrador de sistemas (backup brick-level, por ejemplo) están excluidas. El webmail es una gozada y sobre todo para los usuarios de outlook es facilísimo de usar.

Yo lo uso instalado en una máquina virtual con xen y debian lenny en rapidxen (creo que cuesta unos $8 dólares al mes) y con z-push también sincronizo mi agenda, contactos y correo con un nokia (mail for exchange, la aplicación se cree que hay un servidor exchange y sincroniza todo perfecto). Puedes sincronizar mediante wifi (en casa o en el trabajo si tienes un punto de acceso) o mediante umts. Hay un plugin para outlook también, pero no gasto de eso (lo probaré para mi suegro que sí lo usa); la única 'pega' es que la localización al español no está todavía completa, pero en la versión 6.30 (ahora están en la 6.20) por lo visto van a sacarlo. Si no, como es OSS, en principio podemos hacerlo nosotros también, claro.

No tengo acciones de zarafa, pero llevo varias semanas de pruebas y me encanta. Es más, voy a proponer sustituir nuestro servidor exchange con zarafa cuando toque sustituirlo por el 2007. Disculpa el rollo, me he alargado demasiado.

Sergio Sedano dijo...

Hola que tal? Me interesa mucho ddressbooks Synchronizer y he empezado a usarlo. Efectivamente me sube a la carpeta IMAP mis libretas de direcciones y lo hace como un mensaje de correo electrónico .mab, de hecho, cada vez que inicio thunderbird, lo sincroniza.
Ahora, he isntalado la cuenta en otro pc, y en la carpeta IMAP me aparecen estos mensajes tipo .mab con los contactos, pero los contactos no aparecen en la libreta de direcciones.
Hay algún paso que me haya saltado.
Me he vuelto loco buscando por internet y no encuentro nada al respecto.
A ver si alguien de este blog me pudiera ayudar. Muchísimas gracias.

Joaquin Ferrero dijo...

Hola, Sergio. Lo que tienes que hacer en el nuevo PC es lo mismo que hiciste en el primero: instalar el complemente Address Synchronizer, y configurarlo de la misma manera que en el primero (Menú Herramientas, Sincronizador de libretas): decirle qué libretas debe usar, qué carpeta es la que debe usar, cada cuánto tiempo, protocolo IMAP, si debe bajarla/subirla en el momento del arranque, y cada cuánto tiempo debe realizar la sincronización.

Lo recomendado es:
* que se baje la libreta al entrar y que la suba al subir
* que repita la subida cada X minutos (yo actualizo muy poco la libreta, así que le tengo puesto 180 minutos)

Estas opciones pueden variar según el equipo lo vaya a usar una persona que "no tenga permiso" para añadir contactos a la agenda (es decir, puede consultarlos, pero no agregarlos). En ese caso, todas las opciones van encaminadas a bajar, y nunca a subir los cambios.